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2011年3月11日 (金)

マンション管理組合-監事の仕事は楽でない(その10)-

代理権を証する書面を理事長に提出することで、配偶者等その組合員と同居する者が理事会に代理出席できるよう管理規約の改正を行いました。

これで理事会が”流会”となるリスクがかなり減ると思っていました。

が、実際、蓋を開けてみると

「あれ、いない・・・。またしても流会か ┐(´д`)┌ヤレヤレ」

そうなんです。

結局、理事本人が出席できない時は家族と一緒に出かけていることが多く、配偶者や同居する者も出席できない場合が多いのです。

規約改正前よりはいくぶん流会は減りましたが、それでも早期に検討しなければならない重要な議題があるときには本当に困ってしまいます。

そこで、このようなことに対応できないか、特に考えられる次の2点について検討してみました。

1.理事長や他の理事への委任

2.議決権行使書の導入

管理組合総会の場合はどのような取り扱いになっているのか見てみると、区分所有法第39条第2項に、

「議決権は、書面で、又は代理人によって行使することができる。」

と定められています。

集会(総会)は管理組合の最高かつ唯一の意思決定機関です。

区分所有者が、その意思を管理組合の運営や建物の管理・使用に反映させるためには、集会(総会)において自己の意思を表明することが唯一の手段となります。

そのため区分所有法では招集手続きを厳格に定めて、区分所有者が集会(総会)に参加する機会を保障していますが、実際の日時は個々の区分所有者の予定を聞かずに招集権者が決定しますので、都合により参加できない場合があります。

この場合に、区分所有者自らは出席できなくともその意思が代わりの者等により表明されれば、区分所有者の集会参加権は一応保護されることになりますし、定数が必要な集会の議決が個人の都合でできないというような不都合も回避できることになります。

このような理由により、2項では区分所有者が都合が悪く出席できないときは、書面(書面投票)又は代理人により議決権を行使することが認められているわけです。

一方、標準管理規約(単棟型)をみてみると、第46条第5項において

「組合員が代理人により議決権を行使しようとする場合において、その代理人は、その組合員と同居する者若しくはその組合員の住戸を借り受けた者、又は他の組合員若しくはその組合員と同居する者でなければならない。」

としており、代理権を受任できる者を、当該マンションで生活している者に限定しています。

その趣旨は、

「総会の議題の経緯や現状はそこに住んでいる人でないわからない。」

という考え方からきているものと思われます。

長文になってきましたので、続きは次回に・・・。

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