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2011年2月 4日 (金)

マンション管理組合監事は理事会への出席は必要か?

マンション管理組合の監事は、毎回理事会に参加する必要はありません。

それはなぜかというと、監事は管理組合の役員ではありますが(標準管理規約第35条1項)、理事会は、「理事」によって構成されている(同51条1項)組織であり、監事は理事ではないからです。

私はこのブログで、監事も毎回理事会に参加してみては?と書いています。

「業務の流れ」は「会計の流れ」に通じるところが大きく、業務監査も会計監査と密接なつながりを持っていると考えているからです。

つまり、出席することによって、理事会の業務執行状況や会計処理状況などを適時、適切に判断、把握することができるので、監査報告の義務がある定期総会で、より正確な監査報告をすることができます。

さらには、万一、不正があると認められる場合には、臨時総会を開催する必要もあるからです。

私どものマンションでは、監事は3名選出されていると以前紹介しました。

通常、監事が複数選出されている場合には、各自が独立して職務を行うことになるでしょうが、皆さん他に仕事を持っている方ばかりであり、負担軽減を考え、理事会には交代で出席するようにしました。

当然、都合があえば3名とも出席しても構いません。

もう少し細かくお話しますと、監事3名で交代制で出席するという事は、少なくとも形式的にチェックできる事項については共通認識で望まなければなりません。

したがって、監事が選出されたら速やかに監事会(監事3名の会議体です。)を開き、理事会で最低限チェックするポイントや監事の業務フローについて認識あわせをしました。

理事会への出席は、事前にローテーションを決めておき、業務フローは次のように運用しました。

1.理事会開催通知の内容確認
2.出席者の調整(当番者が出席できない場合)
3.前回までの理事会の議事録確認
4.理事会等へ出席
5.議事録チェック
6.他の監事へ結果の報告と懸案事項の引継ぎ
7.必要に応じて監事会の開催

5.議事録チェックは、通常議事録は、理事会終了数日後に作成される場合が多いため、そのチェックは議事録が出来てからになります。

仮に、議事録において不備があれば次回の理事会でその旨の意見を述べることになるため、次回の理事会出席監事に引継ぎをしなければなりません。

したがって、議事録のチェックまで済ませてから6.他の監事へ結果の報告と懸案事項の引継ぎをした方が効率的と考え、上記の順番にしています。

7.監事会も何度か開催しました。

どのような場合に開催したかというと、会計監査実施前後や建物設備の点検業務前後等、監事として割と大きな業務に関して開催していたようです。

当然、理事会における不正等が発覚すれば開催することになるでしょう。

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