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2011年1月 6日 (木)

マンション管理組合-監事の仕事は楽でない(その5)-

前回お話したとおり、私が、マンション管理組合の監事として、管理組合の業務執行機関である「理事会」活動をどのようにチェックしていったのかをお話したいと思います。

その前に、私の業務監査、会計監査のスタンスをお話したいと思います。

業務監査は、管理組合行を監査するわけですが、その執行機関たる「理事会」の活動をチェックする事になります。

理事会の活動は、年1回の監査では適正な業務運営されているのかを判断する事は難しいと思います。

それは、

・理事会業務運営に関する資料の保存がなくチェックできない

・保存があってもあまりに数が膨大すぎて短期間ではチェックができない

等の理由があります。

したがって、私たち(監事3名)は、理事会や理事会の諸活動に極力出席しながら、その都度その業務内容をチェックすることにしました。

会計監査は、通常は会計年度終了後速やかに行うものです。

しかし、私のマンションは10棟以上、400世帯弱もある大規模の団地型マンションですので、半期毎に会計監査を行うことにしました。

これにより、年1回の監査に比べ年度末の監査が短時間でできる一方、例えば、会計上好ましくない処理があった場合でも6ヶ月目にそれを指摘できる事になり、その後の改善を促すメリットが生まれました。

このことは、総会時点の会計監査報告では”改善済み”あるいは”問題なし”の報告となるため理事会役員の方の心理的負担の軽減にも寄与できていると思います。

これからお話することは、以上の前提で進めて行った経験談となります。

あくまで、私個人の経験談であり、これがBESTというわけではありません。

また、当時の状況を思い出しつつ書いていますので後日追記する場合もあるかと思いますので、その点も合せてご了承下さい。

先ず、私の経験から最初の理事会では以下のようなことが行われると思います。

①新役員の自己紹介
②前役員または管理会社等から理事会の業務内容と年間業務(予定)の説明
③前役員または管理会社等から管理組合の財務状況の説明
④前役員または管理会社等から長期修繕計画の説明
⑤理事長、副理事長及び会計担当理事等の選任(理事長、副理事長及び会計担当理事は理事の互選。監事は総会で選出)
⑥次回の理事会の開催日と定例日の決定
⑦各担当ごとで業務内容の引継ぎ
⑧連絡網の作成
⑨その他(意見交換等)

可能であれば、管理規約や各種細則の説明があればいいのですが、それだけでもかなりの時間は必要となりますので、私どものマンションでは役員候補者には事前に管理規約等に目を通していただくことにしています。

とはいっても、一読したくらいでは全く頭には入らないんですけどね(笑)

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