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2011年1月12日 (水)

マンション管理組合-監事の仕事は楽でない(その6)-

前回は私が経験した最初の理事会での9項目ほどの議題を列記しました。

今回は各項目について少し補足していきたいと思います。

①新役員の自己紹介

ごく普通の自己紹介で十分ですが、役員選任の参考となるような職種や資格、理事会活動の弊害となりそうな特殊事情(例えば土日は仕事、病気療養中など)の情報を織り交ぜて自己紹介して頂くと良いかもしれません。

ここで注意していただきたいことは、自己紹介で

「必ず職種と取得している資格を話してください」

「理事会活動に参加できない事情があれば必ず話してください」

などと強制しないことです。

昨今、個人情報に対する意識が過剰なまでに高まっており、トラブルが起きるおそれがありますのでくれぐれも注意が必要です。

私のマンションでは、事前に前理事長に対して理事会活動に支障がある方の申し入れ期間を設定し、その内容を聴取した上、必要があればそれを踏まえた担当を割り当てるようにしています。

例えば、比較的在宅で作業可能な広報担当理事になっていただくとか考慮しています。

②前役員または管理会社等から理事会の業務内容と年間業務(予定)の説明

これは、新役員にとって非常に重要な説明となります。

通常は、できる限り負担の少ない担当になりたいと思うでしょうから、皆さん真剣にお聞ききになります(笑)

私の担当の頃は、管理組合・理事会の業務説明は管理会社、年間の業務予定は前理事長、各担当の業務内容は、前各担当理事が実施していました。

管理会社からは、理事会の成立要件や議決方法、議事録の作成なども簡単に説明していた記憶があります。

③前役員または管理会社等から管理組合の財務状況の説明

これは、総会でも必ず議案になっていることから再説明になります。

したがって、私どものマンションでは昨年度と今年度の取組みの相違点や管理費未納などの懸案事項を中心に説明していました。

④前役員または管理会社等から長期修繕計画の説明

後日、詳しく説明する機会もあると思いますが、長期修繕計画とは、マンションの管理組合が、資産価値としてのマンションを維持するために、建物や設備の老朽化に対応して、どこでどう大規模修繕工事を行ったらいいかの計画を立てることです。

その大規模修繕には多額の費用が必要となるため、計画的に修繕積立金を徴収することが必要になります。

⑤理事長、副理事長及び会計担当理事等の選任(理事長、副理事長及び会計担当理事は理事の互選。監事は総会で選出)

経験上、これが最も時間の係る作業でした。

事前に、どの担当になるか考えておいて欲しい旨、役員候補者には伝えておいたのですが、理事会当日の②の説明を踏まえて決める方が多く、なかなかすんなりとは行きません。

先日、現在の理事の方にお聞きしましたら、②については、役員候補者対象に業務説明会を前もって開催しているとのことです。

したがって、以前よりも短時間で決める事ができているようですが、それでもなかなか大変のようです。

私が担当の頃は、先ずは立候補者を募り、その後他薦、くじ引きという順序で進めました。

くじ引きではなく、できれば会計士や税理士、簿記の資格が持っている方が会計担当、建設業であれば修繕担当などのように専門的知識がある方がそれぞれの担当になっていただけるのが望ましいのですが・・・。

近隣の他のマンション管理組合とも交流を持ちましたが、同じような状況のようです。

現実は厳しいですね(泣)

⑥以降は次回へ。

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