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2011年1月19日 (水)

マンション管理組合-監事の仕事は楽でない(その7)-

前回からのつづきです。

⑥次回の理事会開催日と定例日の決定

理事会は理事長が召集権者ですので、基本的には理事長が開催日を決めればよいのですが、実際はそうも行きません。

開催日に集まりが悪ければ定足数(理事の半数以上)を満たせず、理事会自体が成立しない事もあるからです。

理事会が成立しないという事は、そこで何も決めることはできませんので大変です。

そこで私どものマンションでは、毎月の定例日(第○日曜日の9:00~12:00など)を設け、理事の予定をたてやすくしました。

余程の事がない限り、この定例日に開催することとし、例えば大型連休等と重なった時などは、前月の理事会で開催日を変更するなど調整しました。

しかし、これでも定足数を満たさないことがあり、頭の痛い問題です。

⑦各担当ごとで業務内容の引継ぎ

これは理事会内で設けられている、会計担当理事、広報担当理事、修繕担当理事等の各担当ごとで引継ぎを行うことです。

ここでは、優先順位をつけかなり細かいところまで引継ぎを行う必要があります。

特に仕掛り事案や懸案事項については、今までの取組みと今後の取組方針案を必ず引き継いでいただくようにします。

そうしないと業務が滞ってしまい、それだけで居住者から批判を受けてしまう可能性があるからです。

⑧連絡網の作成

連絡網は、緊急時の連絡や理事同士間で各種相談を行うために利用しますが、私どものマンションでは、氏名、棟・部屋番号、自宅電話番号または携帯電話番号、パソコンメールアドレス(任意)の連絡網とし関係者にのみ配付しました。

必要以上の情報は、個人情報として抵抗感がある方もいて、上記情報に落ち着きました。

まあ、これだけの情報があれば理事会運営には十分だと思います。

⑨その他(意見交換等)

例えば、規約や細則でよくわからないところを管理会社や前理事に質問したり、管理組合内の他組織(防災委員会、ペット委員会、子供会、老人会等)から活動内容の説明を受けたりします。

また、別途、自治会が設置されているようであれば、自治会役員との意見交換を行うと良いと思います。

特に、自治会は、同じマンションに居住する住民の互いの親睦を図るとともにマンション生活の向上を目的とする自治組織ですので、理事会がハード面を担当し、自治会はソフト面を担当すると言ってもいいでしょう。

したがって、理事会と自治会は車の両輪として緊密に協力していくことが非常に重要と言えるでしょう。

以上、私が経験した役員選任後、はじめて開催される理事会の流れを紹介させていただきました。

この場では、あまり監事の出番はないように見えますが、議事の進め方に問題ないかチェックする必要があります。

たとえば理事会の成立要件を満たしているかどうかとか、旧役員による議決がないかどうかとか、議事録がちゃんと作成されているとかです。

①~⑨の議題の項目にはあげておりませんでしたが、理事長がまず最初に理事の出欠をとり、理事会が有効に成立している旨の宣言をしていました。

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