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2010年12月21日 (火)

マンション管理組合-監事の仕事は楽でない(その3)-

私がマンション管理組合の監事に選任されてまず最初にはじめたのは、管理組合の役員である理事で組織する"理事会"に毎回参加することでした。

監事の業務の一つに「業務監査」があるため、管理組合の運営組織である”理事会”がきちんと機能しているのかチェックする必要があると考えたからです。

そのためには、理事会に出席する事がどうしても必要になり、さらに、理事会の各種活動にも極力参加することが必要になります。

なかには、

「参加しなくても事後チェックでできるんじゃない?」

という意見もあるかと思います。

しかし、事後チェックということは、主に議事録や活動記録からのチェックが中心とならざるをえません。

ということは、その議事録には、ある程度詳細な記載がないとチェックは困難です。

しかし、理事の皆さんも、他に仕事を持って活動しているため、詳細な議事録などを求めるのはなかなか困難なのではないでしょうか?

また、理事会に参加することで、現場の雰囲気や各理事の考え方など生の声が聞けるなど利点もあります。

そこで、私共のマンションでは監事も毎回、理事会に参加することにしたわけです。

参加してみると、

  • 出席されている方はほぼ特定され、そもそも定足数に満たない日もある
  • 出席している人の中でも、積極的に参加している人とただ参加しているだけの人がくっきり分かれる
  • 声の大きい理事の意見に他の理事は引きづられる
  • 居住者からは様々な問題が提起されていているが件数が膨大であり処理しきれていない

など、議事録だけではなかなか見えてこない現場の実態がよく分かります。

また、

「業務の流れ⇒会計の流れ」

となりますので、業務監査は会計監査と密接なつながりを持っているといえますので、理事会の実態を把握しておくことが非常に重要だと思います。

監事の皆さんは大変でしょうが、是非、理事会に参加するようにしてはいかがでしょうか?

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