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2010年12月27日 (月)

マンション管理組合-監事の仕事は楽でない(その4)-

マンション管理組合の監事は、業務監査を行うに当たっては、マンション管理に関し様々な知識を必要とすることは今までお話したなかで何となくお分かりいただけたかと思います。

前回、理事会に出席することの大切さをお話しましたので、ここでは、理事会の運営についてお話したいと思います。

理事会の運営方法については、皆さんのお住まいのマンションン管理規約に定められていると思います。

どのようなことが定めれているかというと、ここでは国土交通省の中高層共同住宅標準管理規約(単棟型)(最終改正16年1月)を例にさせていただきますが、

①理事会の構成員と議長
②召集
③理事会の会議及び議事(定足数と決議方法)
④理事会における決議事項
⑤専門委員会の設置

が定められています。

①は、理事会は理事を持って構成し、その議長は理事長が努めること

②は、理事会の招集権者は理事長であること(例外あり)

③は、理事会の定足数は1/2以上で、議決は出席理事の過半数であること

④は、理事会の決議事項は収支決算案、事業報告案及び事業計画案や規則及び細則の制定、変更等その他であること

上記の業務を見てわかるように、理事会はの業務を簡単に言えば、

「管理組合の業務を行う業務執行機関」

です。

では、「管理組合の業務」って一体なんでしょう?

簡単に言えば、

「敷地および共用部分の維持管理」

ということになるでしょうか。

そのため管理組合は、敷地および共用部分の取扱についてのルール(管理組合規約)を区分所有者の集会(総会)によって決議し、あわせて、管理者(管理組合理事長)および役員を選任することになります。

そして管理者である理事長は管理組合の執行機関として管理組合規約及び集会の決議に基づいて、必要な手だてを講じなければなりません。

区分所有法では、必要な手だてを講じるために民主的な手続きを求めています。

つまり、理事長は理事会を召集し、管理組合の運営状況について担当理事および管理員に報告させ、管理組合の必要な事項を決議し、総会に提案する議案を作成していくのです。

各マンションによって異なるとは思いますが、1カ月に1回程度の割合で理事会を開催しているケースが多いようです。

必要に応じて理事長は臨時理事会を招集することもできます。

特に、総会開催月の1~2ヶ月前などは、総会資料の作成など多忙になるため、月に2~3回開催する場合もあるようです。

私が監事としてどのような観点から理事会活動をチェックしたのかというと・・・

長くなりますので、それは次回に譲ります。

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